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求められる秘書代行・電話代行サービス
求められる秘書代行サービス
秘書代行というからには電話応対だけではなく、もっと幅広いビジネスサポートがあってもよいのでは・・・？
そんなニーズに応えうるサービスは、日本ではわずかに存在する程度です。
そもそも、秘書という職業は、要職者専属で機密の事務や文書を扱い、その人の仕事を助ける仕事をする職業です。
近年の秘書はそれらの仕事以外にも、出張時の交通や宿泊先の手配、要職者の受付業務、要職者のプライベートのための調査など、かなり幅広く活躍しています。
そんな秘書たちは、まさに“コンシェルジェ”。
コンシェルジェとは、フランス語で「ホテルの宿泊客の要望に応じて、街の地理案内や交通機関・観劇の切符の手配などをする係」の意味ですが、今の秘書たちは、このような仕事もこなしているのです。
そこで、本来の秘書代行というべき”コンシェルジェの精神を持つサービス”へのニーズが近年高まっています。
求められる電話代行サービス
人と人を繋ぐ電話。ファーストコンタクトでも既存対応でも、電話応対は会社のイメージを左右する重要な仕事です。
そんな重要な仕事だからこそ、上質な対応で応対したいですよね。
上質な対応をするためには次のことが必須条件です。
- 声の笑顔
- 明るく元気な声は誰が聞いても嫌な思いをしないはずです。電話での第一声が活気にあふれていれば、その会社も活気にあふれていて昇り調子であることが印象付けられます。良い付き合いは良い印象から生まれます。
- 自社を知る
- 自分の会社のことを熟知していないと、言われた質問や要望に対応できません。どんなに元気がよくても、自分の会社のことを知らなければ教育が行き届いていない会社とみなされてしまいます。マイナスイメージを持たれないように、最低限、自社の情報は把握しておきたいものです。
- 相手を知る
- 相手の会社の情報、あるいはその相手のことを知っていれば、言葉のキャッチボールも潤滑にこなせるはずです。電話相手も、自分や自分の会社のことをある程度わかってくれていれば、親しみやすいし嬉しく思ってくれるでしょう。さらに、電話受付の人間にそこまで教育しているのかと驚き、認めてもらえるでしょう。
これらのことは電話代行でも求められています。
今までの留守番電話のような電話代行ではなく、動的で暖かみのある対応が本当の意味で人と人を繋ぐのです。
